Information clause


for job candidates in Grape Up sp. z o. o.


This clause has been created to explain how your data as an applicant for a job will be processed by the data controller.


The controller of the processing of your personal data (hereinafter: Controller) is Grape Up spółka z ograniczoną odpowiedzialnością with its registered office in Kraków, Hetmana Żółkiewskiego Str. 17A, zip code 31-539.


What is the scope of data that we process?


We only process data that you provide in your application form/email and the attached documents (CV, cover letter, etc.) and that we collect during interviews to enable the recruitment process and eventually employment.


What is the purpose and legal basis for processing?


The personal data we collect is necessary for the fulfilment of the following purposes:

  1. to fulfil our legal obligation under Article 221 of the Labor Code (Article 6(1)(c) GDPR), i.e., data on the first name, surname, e-mail address, date of birth, education, professional qualifications, and previous employment or
  2. for the conclusion and subsequent performance of the contract with you, i.e., in particular, the data included in the contract concluded in the event of a successful recruitment process (Article 6(1)(b) GDPR) or
  3. for the legitimate interests pursued by us (Article 6(1)(f) GDPR), such as:
    1. the selection of the right candidate to ensure the proper performance of the tasks assigned to them, i.e., the data collected by us during the recruitment activity, i.e., the records made during the interviews with you (other than those indicated in points 1 and 2 above, but necessary to achieve the stated purpose);
    2. the assertion and defense of claims before courts, administrative authorities, and other bodies (in respect of all data collected);
  4. for which you have given us your consent (Article 6(1)(a) GDPR) - by your declaration or explicit act of confirmation, such as providing us your CV or cover letter containing such data, i.e., data in the recruitment documents and references received from you, messages, conversations with you (in respect of personal data other than those mentioned in points 1-3 above).

We may process your data in an automated or paper form.


How long will your data be stored?


Your personal data will be processed by us:

  1. for the purposes of recruitment for a specific job offer – from the date of their collection until:
    1. the end of the recruitment process and notification of its outcome - in case of withdrawal of your application (while you do not consent to the processing of your personal data in future recruitment);
    2. until the conclusion of the contract - in the event of a successful recruitment process;
  2. for the purposes related to participation in future recruitment (in case you consented to further processing of your data for future recruitment processes) from the date of obtaining your consent for a period of the next 36 months, calculated from the end of the calendar year in which you gave your consent or until you withdraw your consent;
  3. to defend your potential claims or pursue our claims from the date of completion of any recruitment process in which you participate until the expiry of the limitation period for your or our claims (but no longer than the date of your effective objection to the processing).

Where did we collect your data from?


We have received your data directly from you or third parties, in particular:


  • ​from providers of recruitment services and web applications that improve the recruitment process and the management of recruiter databases (the legal basis for obtaining your data from such providers is your consent);
  • from people who refer you as a candidate - in a situation where your data is provided to us by a participant in the employee referral program (in such a situation, the person referring you should ensure that they have obtained a legal basis for providing your data);
  • from publicly available sources, such as social media and your profile published there.

Who is your personal data recipient?


As a Controller, we may share your personal information with third parties in the following circumstances:

  1. third parties who provide us with services necessary to achieve the purposes for which we process your data (e.g., IT, recruitment services, skills testing, electronic communications, hosting) and their contractors;
  2. recipients, the disclosure of which is required by relevant law or order of a court or other authority;
  3. other recipients if you give them your consent or if the transfer of data to them is necessary to protect your vital interests or the vital interests of others or for the public common good;
  4. Addepto sp. z o. o. with its registered office in Warsaw, if you consent to the transfer of your personal data to this company for the purpose of recruitment.

The data recipients mentioned above are based in Poland and other countries of the European Economic Area (EEA). In case of transfer of personal data to countries outside the EEA, we ensure that they provide guarantees of a high level of personal data protection, including the use of standard contractual clauses approved by the European Commission.


What are your data subject rights?

  1. The right to access data and obtain a copy of the data. You have the right to request information, at any time, about your personal data that we store or to which we have access. Upon your request, you will be provided, free of charge, with a copy of your personal data that is the subject of processing. For sending each subsequent copy of data, we have the right to charge a fee to cover the reasonable costs of processing such a request.
  2. Right to withdraw consent. Each time your data is processed based on consent, you have the right to withdraw this consent at any time, and the withdrawal of the consent does not affect the lawfulness of the data processing that took place before the withdrawal of consent.
  3. The right to rectify personal data. We take reasonable steps to ensure that your personal data is accurate, complete, and up-to-date. If it is necessary to change (update or complete) this data, please let us know.
  4. Right to data portability. You have the right to request the transfer of your data in a structured, commonly used, and machine-readable format, as well as the transfer of the data to another data controller, if your consent is the legal basis for the processing of your data.
  5. The right to delete data and to limit its processing. In the cases indicated in the legal provisions on the protection of personal data, you have the right to request the erasure of your data. However, this right is not absolute; there may be cases where we are still entitled to process your data. You may also request restrictions on further processing of your data.
  6. Right to object to processing. In the cases specified in the legal provisions, you have the right to object to the further processing of your data if the legal basis for the data processing is in our legitimate interest.
  7. The right to file a complaint with a supervisory authority. You have the right to file a complaint with the supervisory authority that deals with the protection of personal data, which is the President of the Office for Personal Data Protection

In matters regarding your personal data, you can contact us directly:


  • by mail: Hetmana Żółkiewskiego Str. 17A, 31-539 Kraków, Poland,
  • by email: careers@grapeup.com

Klauzula informacyjna


dla uczestników procesu rekrutacji do pracy w Grape Up sp. z o.o.


Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, jakie działania w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych jako osoby uczestniczącej w procesie rekrutacji do pracy podejmuje administrator danych.


Administratorem Twoich danych osobowych jest Grape Up spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, ul. Hetmana Żółkiewskiego 17A, 31-539 Kraków.


Jaki zakres Twoich danych przetwarzamy?


Przetwarzamy jedynie takie dane osobowe, które zostaną nam przez Ciebie podane w formularzu/mailu zgłoszeniowym, załączonych do aplikacji dokumentach (np. CV, list motywacyjny, itp.) oraz zebrane przez nas w trakcie rekrutacji (np. podczas rozmów rekrutacyjnych) w celu przeprowadzenia przez nas procesu rekrutacyjnego oraz ewentualnego zatrudnienia.


Jakie są cele przetwarzania oraz ich podstawy prawne?


Zebrane przez nas dane są niezbędne do realizacji następujących celów:

  1. wypełnienie ciążącego na nas obowiązku prawnego, w tym wynikającego z art. 221 kodeksu pracy (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO), to jest dane w zakresie: imię, nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia lub
  2. zawarcie i późniejsze wykonanie umowy z Tobą, tj. w szczególności dane potrzebne do zawarcia umowy w przypadku pozytywnego efektu rekrutacji (art. 6 ust. 1 lit. b) lub
  3. prawnie uzasadnione interesy realizowane przez nas (art. 6 ust. 1 lit. f), czyli m.in.:
    1. wybranie odpowiedniego kandydata dającego rękojmię prawidłowego wykonywania powierzonych obowiązków, czyli dane zebrane przez nas w toku działań rekrutacyjnych, np. w notatkach sporządzonych w trakcie rozmów z Tobą, inne niż wskazane w pkt. 1 i 2 powyżej, ale niezbędne do realizacji wskazanego celu,
    2. dochodzenie i obrona przed roszczeniami, przed sądami i organami administracji oraz poza nimi w zakresie wszystkich Twoich danych,
  4. w zakresie innym niż wskazany w pkt. 1-3 powyżej, jeżeli na ich przetwarzanie udzieliłeś nam swoją zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a), w tym poprzez swoje oświadczenie lub wyraźne działanie potwierdzające, takie jak przekazanie nam Twojego CV lub listu motywacyjnego zawierającego takie dane, bądź innych dokumentów np. referencji, podane w wiadomości lub w trakcie rozmowy.

Administrator może przetwarzać Twoje dane osobowe w sposób zautomatyzowany lub w formie papierowej.


Jak długo będziemy przechowywać Twoje dane?


Twoje dane osobowe będą przetwarzane:

  1. do celów związanych z rekrutacją na konkretne ogłoszenie – od dnia ich zebrania do czasu:
    1. zakończenia procesu rekrutacyjnego na dane stanowisko oraz poinformowania Cię o jego wyniku – w przypadku odrzucenia Twojej kandydatury (przy jednoczesnym braku zgody na przetwarzanie Twoich danych osobowych w przyszłych rekrutacjach);
    2. zawarcia z Tobą umowy – w przypadku pozytywnego wyniku postępowania rekrutacyjnego;
  2. do celów związanych z udziałem w przyszłych rekrutacjach (w przypadku udzielenia przez Ciebie zgody na dalsze przetwarzanie Twoich danych dla potrzeb przyszłych procesów rekrutacyjnych) od dnia wyrażenia zgody przez okres kolejnych 36 miesięcy liczonych od końca roku, w którym wyraziłeś zgodę lub do chwili wycofania udzielonej przez Ciebie zgody;
  3. do celu obrony przed Twoimi ewentualnymi roszczeniami lub dochodzenia naszych roszczeń od dnia zakończenia każdego z procesów rekrutacyjnych, w których będziesz brać udział, do upływu okresu przedawnienia Twoich lub naszych roszczeń, nie dłużej jednak niż do dnia skutecznego wniesienia przez Ciebie sprzeciwu.

Skąd pozyskaliśmy Twoje dane?


Twoje dane pozyskaliśmy bezpośrednio od Ciebie lub od osób trzecich, w szczególności:


  • od podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne oraz prowadzących aplikacje internetowe służące do usprawnienia procesu rekrutacyjnego oraz zarządzania bazami danych osób rekrutujących się (podstawą prawną do uzyskania przez nas Twoich danych od takich podmiotów jest Twoja zgoda);
  • od osób polecających Cię jako kandydata w sytuacji, gdy Twoje dane przekaże nam uczestnik programu poleceń (w takiej sytuacji osoba polecająca Cię powinna zadbać o uzyskaniu podstawy prawnej, by przekazać nam Twoje dane) ;
  • ze źródeł powszechnie dostępnych, jak media społeczno-biznesowe i zamieszczony tam Twój profil.

Kto jest odbiorcą Twoich danych?


Jako Administrator możemy przekazywać Twoje dane osobowe innym podmiotom w następujących przypadkach:

  1. osobom trzecim świadczącym na naszą rzecz usługi, które są potrzebne dla realizacji celów, w związku z którymi przetwarzamy Twoje dane (np. usług z zakresu: IT, rekrutacji, badania kompetencji, komunikacji elektronicznej, hostingu), a także ich podwykonawcom,
  2. odbiorcom, na rzecz których ujawnienie wymagane jest na mocy odpowiednich przepisów lub postanowienia sądu lub innego organu władzy,
  3. innym odbiorcom, jeżeli wyrazisz na nich swoją zgodę lub gdy przekazanie im danych jest niezbędne, by chronić Twoje żywotne interesy lub żywotne interesy innych osób fizycznych lub dla dobra ogółu;
  4. spółce Addepto sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, jeżeli wyrazisz zgodę na przekazanie Twoich danych tej spółce w celach rekrutacyjnych.

Wskazani powyżej odbiorcy danych mają siedzibę w Polsce i w innych krajach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W przypadku transferu danych poza EOG zadbamy, aby dawali oni gwarancje wysokiego stopnia ochrony danych osobowych, w tym stosowali standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.


Jakie przysługują Ci prawa w stosunku do przekazanych nam Twoich danych?

  1. Prawo do uzyskania informacji, dostępu do danych oraz do otrzymania kopii danych. Masz prawo w każdym czasie zażądać podania informacji o Twoich danych osobowych, które przechowujemy, lub do których mamy dostęp, do sprawdzenia ich zakresu i prawidłowości. Na Twoje żądanie zostanie Ci nieodpłatnie przedstawiona kopia Twoich danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za przesłanie każdej kolejnej kopii danych mamy prawo do zażądania opłaty, która pokryje uzasadnione koszty obsługi takiego żądania.
  2. Prawo do wycofania zgody. Za każdym razem, gdy Twoje dane są przetwarzane w oparciu o udzieloną zgodę, masz prawo w każdym czasie tę zgodę wycofać, przy czym wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wycofaniem przez Ciebie zgody.
  3. Prawo do sprostowania danych osobowych. Podejmujemy racjonalnie uzasadnione kroki w celu zapewnienia, aby Twoje dane osobowe były prawidłowe, kompletne i aktualne. Jeżeli konieczne będą do wprowadzenia zmiany tych danych, ich uaktualnienie lub uzupełnienie, zawiadom nas o tym.
  4. Prawo do przenoszenia danych. Masz prawo żądać przeniesienia danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, a także żądania przesłania danych innemu administratorowi, w sytuacji gdy podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych jest wyrażona zgoda.
  5. Prawo do usunięcia danych i do ograniczenia przetwarzania. We wskazanych w przepisach o ochronie danych osobowych przypadkach masz prawo żądać usunięcia Twoich danych osobowych. Prawo to nie jest jednakże absolutne. Mogą wystąpić sytuacje, gdy będziemy nadal uprawnieni, by Twoje dane osobowe przetwarzać w związku z obowiązkami Administratora w zakresie ochrony danych osobowych oraz wymaganymi okresami przechowywania danych. Możesz również zwrócić się o ograniczenie dalszego przetwarzania Twoich danych.
  6. Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania. We wskazanych w przepisach przypadkach masz prawo sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu Twoich danych, w sytuacji gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest nasz prawnie uzasadniony interes, o ile nie stoi to w sprzeczności z obowiązkami Administratora w zakresie ochrony i bezpieczeństwa danych.
  7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Masz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wykonanie powyższych praw może nastąpić poprzez skontaktowanie się z Administratorem pod adresem:


  • pocztą tradycyjną na adres: ul. Hetmana Żółkiewskiego 17A, 31-539 Kraków.
  • poczty elektronicznej: careers@grapeup.com